Comment gagner du temps (et de l’énergie) grâce au batching quand on est soignant entrepreneur

Entre deux patients, un coup de fil. Entre deux soins, une notification. Entre deux rendez-vous, une tonne d’e-mails.

Pour beaucoup de soignants entrepreneurs, les journées ressemblent à une succession d’interruptions.

Résultat ? Une fatigue mentale qui s'accumule, la sensation de ne jamais vraiment avancer, et parfois même un sentiment de perte de contrôle.

Et si la solution tenait en un mot : le batching.

Qu’est-ce que le batching ?

Le batching (ou “regroupement de tâches”) est une méthode d’organisation qui consiste à regrouper des tâches similaires dans un créneau de temps dédié, plutôt que de les disperser tout au long de la journée.

Imaginez : au lieu de répondre à vos mails à chaque notification, vous y consacrez 30 minutes le matin et 30 minutes en fin de journée. Pendant ce créneau, vous êtes focus à 100 %. Et le reste du temps ? Vous êtes pleinement disponible pour vos patients, vos projets, ou même... une pause.

Pourquoi le batching est un allié des soignants entrepreneurs

Les soignants à leur compte jonglent entre deux mondes : celui du soin (où l’humain est au centre) et celui de la gestion (où l’organisation est cruciale). Dans cette double casquette, les tâches s'accumulent vite :

• Répondre aux mails des patients, partenaires, institutions
• Gérer les appels, souvent non planifiés
• Renseigner les dossiers
• Organiser sa communication, sa comptabilité, sa facturation
• Préparer des contenus si vous êtes aussi formateur, créateur, consultant...

Dans ce contexte, chaque interruption est coûteuse. Selon certaines études, il faut en moyenne 20 à 25 minutes pour retrouver un niveau de concentration optimal après une interruption.

👉 Le batching devient alors un bouclier anti-dispersion.

Appliquer le batching à la gestion des e-mails

Voici une méthode simple à mettre en place dès cette semaine.

1. Désactiver les notifications

Votre boîte mail n’est pas une salle d’urgence. Coupez les notifications sur votre téléphone et votre ordinateur. Cela réduit l'effet « aimant à attention ».

2. Planifier des créneaux fixes

Par exemple :

• 30 min le matin (8h30-9h00)
• 20 min en début d’après-midi (13h30-13h50)
• 20 min en fin de journée (17h30-17h50)

⚠️ L’objectif n’est pas d’être disponible tout le temps, mais d’être efficace aux bons moments.

3. Utiliser la méthode « traiter-trier-planifier »

Quand vous ouvrez un mail :

• Traitez immédiatement si cela prend < 2 minutes.
• Triez dans un dossier dédié (à traiter / à archiver).
• Planifiez dans votre agenda si c’est une tâche à faire plus tard.

4. Préparer des réponses types

Utilisez des modèles d’e-mails pour les réponses fréquentes : annulations, documents à envoyer, délais de réponse, etc. Outils comme Text Blaze (Chrome) ou les réponses prédéfinies de Gmail sont parfaits pour ça.

Batching et interruptions : que faire du téléphone ?

Le téléphone est souvent perçu comme « indispensable »… mais il peut être géré, lui aussi.

Astuce 1 : Créez un message d’accueil vocal clair

Par exemple :

"Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur du Dr X. Pour toute question, merci de privilégier le mail ou de rappeler entre 12h30 et 13h30."

Astuce 2 : Regroupez les rappels à des heures précises

Notez les appels à passer pendant votre journée et regroupez-les à un moment fixe (ex. juste après le déjeuner). Cela évite de « saucissonner » votre concentration.

Astuce 3 : Utilisez un outil de prise de rendez-vous

Des outils comme Calendly, Doctolib, Carenity, ou SimplyBook permettent de limiter les appels inutiles pour planifier les créneaux.

Les bénéfices concrets du batching

✅ Moins de stress lié aux urgences apparentes

✅ Moins de fatigue mentale liée au multitâche

✅ Plus de temps réellement disponible pour ce qui compte (vos patients, vos projets, vous-même)

✅ Meilleure satisfaction professionnelle

Applications utiles pour mettre en place le batching

• Notion ou Trello : pour organiser vos tâches par blocs thématiques
• Pomofocus ou Focus To-Do : pour travailler en sessions concentrées
• Clean Email, SaneBox ou Spark : pour nettoyer votre boîte mail et automatiser des règles de tri
• Freedom ou Forest : pour bloquer les distractions pendant vos blocs de batching

En résumé

Le batching, ce n’est pas juste une technique de productivité. C’est un cadre protecteur pour votre attention, votre énergie, et votre temps.

Commencez petit : choisissez une tâche chronophage (comme les mails), bloquez un créneau, et testez pendant une semaine. Vous verrez vite les effets.

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